Blogg

Þegar Captain Kirk kenndi mér að vera verkefnastjóri

Þegar Captain Kirk kenndi mér að vera verkefnastjóri
10.06.2014

Í haust var ég plataður til þess að taka að mér verkefnastýringu á Torgvæðingu Grunnkerfa RB. Á þessum tíma hafði ég aðeins litla reynslu af verkefnastjórn og ég fór því að velta fyrir mér til hvaða fyrirmynda ég myndi vilja líta. Í gegnum tíðina hef ég haft marga góða yfirmenn en eiginlega enginn þeirra var frábær verkefnastjóri það var því ekki annað að gera en að leita fanga víðar. Sem betur fer þá mundi ég eftir einum kappa sem ég gat leitað til og það var Captain James Tiberius Kirk. Hann hefur á sínum glæsta ferli stýrt stórum hópi fólks til þess að komast í gegnum hina ótrúlegustu erfiðleika.

Kirk hafði sinn stýrihóp í formi Starfleet. Stýrihópur veitir manni ótrúlegan stuðning og aðstoð þegar stærri mál koma upp en Kirk hafði líka bein í nefinu til þess að bregðast hratt og örugglega við þegar ekki var tími til að leita til Starfleet.. Í næstu samræðum við stýrihópinn eru svo ákvarðanirnar ræddar.  En eins og almennt í lífinu þá eru sumar ákvarðanir góðar og aðrar slæmar, og ef Kirk hefur kennt mér eitthvað þá er það hugrekki við ákvarðanatöku. Það er ekki síður mikilvægt að geta viðurkennt mistök ef ákvörðun reyndist slæm. Þá er bara að breyta og reyna að gera það besta úr málunum.

Þeir Mr. Spock og Dr. McCoy reyndust Kirk frábærir aðstoðarmenn sem stóðu með honum í gegnum súrt og sætt, en það mikilvæga við þeirra samvinnu er að þeir voru ekki alltaf sammála Kirk og þeir hikuðu ekki við að segja sína skoðun. Það er gríðarlega mikilvægt að hafa gott fólk í kringum sig og algjörlega nauðsynlegt að blanda saman fólki með mismunandi skoðanir. Því fleiri skoðanir sem koma upp þegar taka á mikilvæga ákvörðun því meiri líkur eru á því að sú besta finnist.

Um borð í USS Enterprise var starfsfólki skipt í teymi og mátti sjá á peysulit hvers teymis að hverju þau væru að vinna. Í torgvæðingunni voru 6 teymi en við létum okkur nægja að gefa þeim nöfn en mislitar peysur hefðu þó verið skemmtilegar. Við ætluðum teymunum okkar að vera þverfagleg og geta unnið alla þá forritunarvinnu sem lá fyrir. Eitt teymið var tækniteymi, það átti að brúa bilið milli hugbúnaðargerðar og kerfisrekstrar. Í þessu teymi komu þrír frá hugbúnaðarhliðinni og þrír kerfisstjórar. Þar sem torgvæðing er heilmikil stefnubreyting fyrir fyrirtæki eins og RB þá þurfti að byggja upp gott tæknilegt umhverfi samhliða því sem hin teymin forrituðu gagnaviðmót og vefþjónustur. Þó svo að þetta hafi gengið vel þá hefði verið áhugavert að sjá hversu miklu væri hægt að áorka með einn kerfisstjóra í hverju teymi. Það er gríðarlega mikilvægt að teymin sitji saman, það hefði t.d. ekki komið til greina að tækniteymið hans Scott væru ekki allir staðsettir í vélarrýminu. Við tókum einn stóran sal fyrir fimm teymi, hvert teymi fékk sitt pláss og máttu þau haga því eins og þeim sýndist. Það  fór ekki á milli mála að þau teymi sem röðuðu sér upp fyrir auðveld samskipti innan teymisins voru þau teymi sem gengu best. Uppröðun í teymi skiptir líka máli því það gengur ekkert endilega vel að setja 6 frábæra forritara saman í teymi. Ef þau geta ekki unnið saman verða engin margföldunaráhrif. Það skiptir miklu máli að í hverju teymi sé aðili sem getur verið málamiðlari, það verður líka að vera jákvæður aðili sem getur létt andrúmsloftið þegar þörf er á. Það er ekki gefið að það takist að búa til góð teymi í fyrstu tilraun og það er engin ástæða til þess að vera hræddur við að brjóta upp teymi sem er ekki að ná saman.

Kirk bjó svo vel að því að í Enterprise var hátalarakerfi þar sem hann gat ávarpað alla áhöfnina á sama tíma. Þetta er líklega sá punktur sem okkur gekk einna erfiðlegast að leysa, kannski hefði ég átt að fá aðgang að brunavarnarkerfinu og nota það til að ávarpa alla. Það getur valdið mikilli togstreitu og pirring þegar ekki tekst að miðla ákvörðunum og upplýsingum til þeirra sem þörf er á. Við notum Wiki sem okkar þekkingartól, þar var strax í upphafi settur upp sér heimur fyrir Torgvæðingarverkefnið og þar var rekið blogg sem átti að miðla upplýsingum. Það sem kom hins vegar í ljós er að fáir lásu bloggið og fljótlega dróst verulega úr því efni sem rataði þar inn. Vandamálið er í raun tvíþætt, svo mikið af ákvörðunum og breytingum voru í gangi í upphafi að það hreinlega vannst ekki tími til að skrásetja allt og annars vegar  er það hvernig við komum upplýsingum á framfæri. Mögulega væri best að verkefni af þessari stærðargráðu hefðu  ritara sem væri í fullu starfi við að skjalfesta. Til þess að miðla upplýsingum þá reyndum við ýmsar leiðir en sú sem reyndist okkur best var að halda karamellufundi. Karamellufundir eru stuttar kynningar ca. 15 mínútur í vinnurými teymanna þar sem boðið er upp á karamellur og fróðleik um eitthvað afmarkað efni. Það var gott að hafa fundina í vinnurýminu, þá þurfti ekki að koma öllum inn í loftlaust fundarherbergi  og þess í stað voru allir mættir á réttum tíma og áheyrendur þurftu bara að rúlla stólunum að myndvarpanum.

Ævintýri Captains Kirk og áhafnarinnar á Enterprise voru kynnt vikulega með 45 mínútna úrdrætti. Að sama skapi þá voru Scrum teymin okkar í keyrða áfram í tveggja vikna sprettum og þá hélt teymið 45 mínútna Sprint Review. Stefnan hjá okkur var að setja út nýja hluti í lok hvers einasta spretts það náðist þá ekki alveg en við eigum ennþá aðeins í land með uppsetningarferlana til þess að ná því. Til þess að hvetja alla áfram voru sett mánaðarmarkmið frá áramótum og fagnað ef þau náðust. Þetta gerði mikið fyrir andrúmsloftið og skapaði mjög skemmtilega stemmningu. Það er mikilvægt að gleyma því ekki að fagna áföngum og skemmta sér ... all work and no play makes Jack a dull boy.

Guðjón Karl Arnarson vörustjóri hjá RB